По мере расширения производства, роста численности компании, все сложнее обрабатывать, систематизировать информацию о сотрудниках вручную. В компаниях, где работает более ста человек, автоматизация кадрового учета становится жизненной необходимостью. Такое нововведение позволяет снизить количество системных ошибок, повысить скорость обработки документации, обеспечить эффективность работы компании в целом.
Преимущества автоматизации отдела кадров
Грамотно и своевременно проведенная автоматизация отдела кадров облегчает решение ключевых задач:
- Упрощает поиск, подбор персонала;
- Позволяет быстро внедрять новые методы работы с документами, учитывать быстро меняющиеся правила учета;
- Ускоряет формирование шаблонных документов, облегчает рутинные процессы;
- Обеспечивает создание общей информационной базы, содержащей важную информацию о сотрудниках;
- Упрощает работу с документами;
- Обеспечивает своевременную подачу различных отчетов (в налоговые органы, статистику);
- Снижает временные затраты на обработку документов;
- Уменьшает количество ошибок.
Вышеперечисленные преимущества делают очевидным необходимость внедрения автоматизации кадрового учета на каждом предприятии.
Для нормализации работы кадров необходимо преодолеть ряд препятствий, которые тормозят внедрение новаторского решения.
Сложности при внедрении автоматизации кадрового учёта
Для получения нужного результата следует поменять подход к организации работы отдела кадров в целом, изменить следующие моменты.
Оптимизация количества согласующих сотрудников
Рекомендуется сократить данную цепочку до разумного минимума, убрав промежуточные звенья. В идеале, сотрудник, обращающийся в отдел кадров, должен контактировать напрямую с кадровиком. В редких случаях допускается согласование действий с начальником отдела кадров или руководителем структурного подразделения.
Следует понимать, что чем больше задействовано в процессе согласования работников (руководителей разных подразделений, представителей бухгалтерии), тем сложнее и дольше решается поставленная задача.
Отчетная работа по шаблонам
Данный прием дает возможность сократить временные затраты на ведение делопроизводства. Для внедрения ведения делопроизводства по сформированному шаблону, соответствующему законодательным нормативам, потребуется обучить персонал.
Разумный подход к внедрению автоматизации
Не стоит проводить автоматизацию работы отдела кадров бездумно, затрагивая сферы, не нуждающиеся в переводе на новый формат. Автоматизируя все подряд, можно получить не облегчение ведения дел, а усложнение процесса.
Этапы автоматизации отдела кадров
Перед началом модернизации рекомендуется составить бизнес-план, очертить задачи, определить итоговые цели. Для этого нужно решить, какие трудности в работе должны быть преодолены. В качестве примера целей можно назвать: своевременность подачи отчетности в контролирующие органы, повышение эффективности работы кадров, увеличение скорости обработки персональных данных и т.д.
Данная работа разбивается на ряд этапов:
- Ведется обучение персонала, моральная подготовка к изменению подходов выполнения задач;
- Выбор оптимальной системы автоматизации;
- Внедрение нововведений;
- Тестирование системы;
- Внесение корректив, доработка;
- Старт работы;
- Итоговая оценка эффективности автоматизации.
Чтобы автоматизация процессов была максимально эффективной, проводить доработку и оценку деятельности необходимо на регулярной основе.
Стоит помнить, что автоматизация делопроизводства входит в комплекс работ по автоматизации всего кадрового подразделения. Процесс, запущенный в кадрах, дает старт комплексной автоматизации всей фирмы. В связи с этим, рекомендуется действовать методично, расширяя влияние автоматизации на всю компанию.
Если автоматизация началась с бизнес-процессов, других структурных подразделений, то процесс автоматизации управления кадров должен быть с ними синхронизирован для достижения наилучшего результата.
Почему кадровики в большинстве организаций пользуются 1С?
Автоматизация кадрового учета в системе 1С облегчает задачи кадровикам, исключают ошибки в оформлении документации, избавляют сотрудников от рутинного ведения дел.
Программа 1С:ЗУП отвечает требованиям законодательства РФ, создана с учетом методологии работы отделов кадров. Флагманская версия – КОРП, дает возможность не только вести стандартный учет работников, но и проводить расчет заработной платы, осуществлять управление сотрудниками.
Для решения типовых задач используется и базовая версия - 1С:ЗУП 8.3 ПРОФ.
Регулярное обновление программного обеспечения, грамотное сопровождение, дает возможность работать в соответствии с нормами законодательства, использовать актуальные формы подачи отчетности, бланки для регламентированного ведения учета кадров.
К преимуществам использования 1С:ЗУП относится возможность реализации всех программных возможностей, таких как:
- Подбор подходящего кандидата на открывшуюся вакансию;
- Оформление сотрудника;
- Создание кадровых документов в течение всего периода работы сотрудника;
- Начисление зарплаты.
История действий сохраняется в программе без дополнительной синхронизации с другими программами, без потери информации. Автоматизация в 1С предоставляет возможность выполнять кадровые переводы, изменять порядок начисления вознаграждения, включать/выключать сотрудников из резервных списков, позволяет кадровикам выполнять работу быстро и безошибочно.
В программе можно создать все виды отпусков (тарифный, дополнительный, неоплачиваемый, учебный и т.д.), выполнять действия, касающиеся расчета и выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованные отпускные дни.
Основная информация о позиции на предприятии находится в Штатном расписании, что дает возможность быстро найти нужные данные.
Особенно удобно вести регламентированный и управленческий учет на предприятиях, где используется учет расходов на персонал в местах возникновения затрат.
Через встроенный в программу сервис можно формировать и подавать в онлайн-формате отчеты в государственные структуры, используя электронные подписи.
Данные о сотрудниках, находящиеся в персонифицированных карточках, позволяют быстро и безошибочно распечатывать формы Т-2. Это облегчает перевод, прием на работу, ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Система предоставляет огромные возможности для формирования отчетности, аналитики.
К достоинствам программного обеспечения относится обширный функционал, простота настройки, аналитические возможности. «Обкатка» 1С на огромном количестве реальных предприятий показала, что ее интерфейс понятен не только узким специалистам, но и руководителям организаций всех уровней, бухгалтерам, экономистам, другим специалистам.
