Электронные транспортные накладные (ЭТрН): для кого обязательно и как подключить

Электронные транспортные накладные (ЭТрН) постепенно становятся важной частью транспортного ЭДО: они позволяют оформлять перевозку без бумажной транспортной накладной, быстрее обмениваться данными между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, а также снижать риск ошибок в документах. В 2026 году тема перехода на ЭТрН становится особенно актуальной для компаний, которые работают с перевозками, поставками и логистикой: важно заранее понять, когда оформление ЭТрН обязательно, когда электронная накладная не нужна и как подключить ЭТрН без сбоев в текущих бизнес-процессах.

Что меняется с 1 сентября

С 1 сентября 2026 года в транспортной сфере должен начаться новый этап цифровизации документооборота: электронные транспортные накладные ЭТрН становятся обязательным форматом для части перевозок, где по закону требуется оформление транспортной накладной. Это означает, что участникам грузоперевозки нужно будет обмениваться документом не на бумаге, а через систему транспортного ЭДО с подписанием электронными подписями.

Главное изменение связано не только с отказом от бумажного документа. Меняется сама логика работы с перевозочными документами: ЭТрН формируется, подписывается, передается между участниками и хранится в электронном виде. В процессе участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, а данные о документе проходят через государственную информационную систему электронных перевозочных документов. За счет этого перевозка становится более прозрачной: проще отследить, кто и когда оформил документ, принял груз, подтвердил доставку или внес изменения.

Для бизнеса переход на ЭТрН означает, что привычные процессы придется заранее проверить и при необходимости перестроить. Если сейчас компания печатает транспортные накладные, передает оригиналы водителю, собирает подписи и затем ждет возврата документов, то при электронном формате этот путь сокращается. Документ не нужно везти курьером или возвращать с рейса, а согласование между участниками может проходить быстрее.

При этом важно понимать: обязательная ЭТрН с 2026 года — это не просто «та же накладная, только в PDF». Электронный документ должен быть создан в установленном формате, передан через оператора ЭДО, подписан подходящими электронными подписями и доступен всем участникам перевозки. Поэтому компаниям нужно заранее проверить не только наличие сервиса ЭДО, но и готовность учетной системы, регламентов, сотрудников и контрагентов.

На практике новые ЭТрН требования затрагивают сразу несколько рабочих процессов:

• оформление перевозки и создание транспортной накладной;
• обмен данными между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем;
• подписание документа электронной подписью;
• хранение электронных транспортных документов;
• интеграцию транспортного ЭДО с 1С, ERP, WMS, TMS или другой учетной системой;
• работу с контрагентами, которые также должны быть готовы принимать и подписывать ЭТрН.

Для компаний, у которых перевозки происходят регулярно, особенно важно не откладывать подготовку до последнего момента. Даже если сама технология кажется понятной, внедрение обычно требует времени: нужно выбрать оператора, настроить обмен, проверить маршруты согласования, обучить сотрудников и договориться с перевозчиками или клиентами о новом порядке работы. Чем сложнее логистика, тем больше нюансов может появиться при переходе.

Кого это затрагивает в первую очередь

В первую очередь изменения касаются юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые участвуют в перевозках грузов по территории России и оформляют транспортные накладные. Это не только транспортные компании. В цепочке перевозки обычно есть несколько сторон, и каждая из них выполняет свою роль в электронном документообороте.

Особенно внимательно к изменениям стоит отнестись компаниям, которые ежедневно оформляют большое количество перевозочных документов: производителям, дистрибьюторам, торговым сетям, оптовым компаниям, маркетплейсам, логистическим операторам и перевозчикам. Для них оформление ЭТрН влияет не на один отдельный документ, а на весь цикл от отгрузки до закрывающих документов и расчетов с контрагентами.

Отдельная зона риска — компании, которые работают в смешанных схемах. Например, часть заказов они доставляют собственным транспортом, а часть передают сторонним перевозчикам. В такой ситуации нужно заранее определить, кто именно формирует электронную накладную, кто подписывает документ, как водитель получает доступ к информации, как грузополучатель подтверждает приемку и как данные возвращаются в учетную систему.

Поставщикам важно понимать, готовы ли их клиенты принимать электронные транспортные документы. Перевозчикам — настроить процессы для водителей, диспетчеров и ответственных сотрудников. Грузополучателям — обеспечить возможность быстро принимать и подписывать документы, чтобы не задерживать закрытие перевозки. Если хотя бы один участник цепочки не готов к электронному обмену, процесс может «застрять»: груз физически доставлен, но документально перевозка не закрыта.

Именно поэтому обязательный переход на ЭТрН лучше рассматривать как проект, а не как разовую техническую настройку. Компании нужно оценить, какие перевозки попадают под новые требования, какие контрагенты участвуют в документообороте, какие системы используются для учета и кто внутри организации отвечает за формирование, проверку и подписание транспортных документов.

Исключения могут сохраняться для ситуаций, когда электронный обмен объективно невозможен, например из-за отсутствия связи в труднодоступной местности. Но такие случаи не стоит воспринимать как универсальный способ продолжать работу по-старому. Для большинства регулярных перевозок внутри страны бизнесу нужно заранее подготовиться к электронному формату, чтобы ЭТрН подключить без сбоев в отгрузках, приемке и расчетах.

Когда нужна и когда не нужна ЭТрН

Чтобы понять, требуется ли оформление ЭТрН, сначала нужно определить, нужна ли в конкретной ситуации транспортная накладная. Электронный формат не меняет базовое правило: если есть договор перевозки груза и по закону должна оформляться транспортная накладная, после обязательного перехода на ЭТрН такой документ нужно будет формировать в электронном виде. Если обязанности оформлять транспортную накладную нет, то и обязательное применение ЭТрН не возникает.

ЭТрН нужна, когда груз передается привлеченному перевозчику: транспортной компании, ИП-перевозчику или другому исполнителю, который принимает груз и обязуется доставить его получателю. Например, производитель отправляет продукцию в торговую сеть через транспортную компанию, дистрибьютор доставляет товар клиенту с привлечением подрядчика, интернет-магазин передает партию груза логистическому оператору. В таких случаях электронная транспортная накладная фиксирует стороны перевозки, сведения о грузе, маршрут, транспорт, водителя, приемку и сдачу груза.

Также ЭТрН потребуется, если перевозка выделена как отдельная услуга. Неважно, выполняется она регулярно или разово: если между сторонами возникает договор перевозки и нужна транспортная накладная, документ должен быть оформлен по установленным правилам. С 1 сентября 2026 года такие перевозочные документы должны переходить в электронный формат и направляться в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

При этом ЭТрН не нужна, если нет договора перевозки и в процессе не участвует привлеченный перевозчик. Например, поставщик доставляет покупателю собственный товар своим транспортом, а доставка не выделена как отдельная оплачиваемая услуга. В такой ситуации стороны могут подтвердить отгрузку и приемку другими документами: УПД, товарной накладной, актом или договором поставки.

Еще один распространенный случай — самовывоз. Если покупатель приезжает на склад поставщика на своем автомобиле и забирает товар самостоятельно, поставщик не оказывает услугу перевозки и не передает груз перевозчику. Значит, обязательное формирование ЭТрН обычно не требуется. То же относится к внутренним перемещениям между подразделениями одной организации, когда компания перевозит груз собственным транспортом без договора с отдельным перевозчиком.

Однако отсутствие ЭТрН не означает, что перевозку или доставку можно оставить без документов. Для бухгалтерского и налогового учета бизнесу все равно нужно подтверждать расходы и факт движения груза. Для этого используют договоры, акты, УПД, товарные накладные, путевые листы, внутренние документы на перемещение и другие первичные документы.

Поэтому перед тем как ЭТрН подключить, компании стоит разобрать свои реальные логистические сценарии: где есть сторонний перевозчик, где доставка выполняется собственным транспортом, где применяется самовывоз, а где груз перемещается внутри организации. Такой анализ поможет понять, в каких случаях электронная накладная обязательна, где ее можно использовать добровольно для контроля, а где закон не требует ее оформления.

Читайте также: ЭТРН в 1С: Внедрение электронных транспортных накладных

Как подключить ЭТрН

Подключение ЭТрН лучше воспринимать не как установку отдельного сервиса, а как настройку нового порядка работы с перевозочными документами. Компании нужно заранее понять, кто формирует накладную, кто ее подписывает, как документ передается перевозчику и грузополучателю, какие данные уходят в ГИС ЭПД и как электронная накладная возвращается в учетную систему после завершения перевозки.

Для крупного бизнеса переход на ЭТрН обычно требует более детальной подготовки, потому что в процессе участвуют разные подразделения: логистика, склад, бухгалтерия, ИТ, юридический отдел, служба безопасности, водители, диспетчеры и внешние контрагенты. В этом случае стоит двигаться поэтапно.

1. Проанализировать текущие процессы. Сначала нужно описать реальные логистические цепочки: какие грузы перевозятся, кто выступает грузоотправителем и грузополучателем, где используются собственные машины, а где привлеченные перевозчики. Это поможет увидеть «бумажные» участки, задержки с возвратом документов и зоны ответственности, которые нужно перестроить под электронный формат.
2. Проверить готовность учетных систем. Если компания работает в 1С, ERP, WMS или TMS, важно оценить, поддерживают ли эти системы формирование ЭТрН и обмен с оператором электронных перевозочных документов. Иногда достаточно обновления или подключения модуля, а иногда требуются доработки: например, настройка справочников, маршрутов согласования, статусов документа и обмена данными с ГИС ЭПД.
3. Выбрать сервис или оператора ЭПД. Чтобы ЭТрН подключить технически, компании нужен инструмент, через который можно формировать, подписывать, отправлять и получать электронные перевозочные документы. Это может быть решение, встроенное в 1С, отдельный сервис оператора ЭДО или интеграция с корпоративной системой. Главное — проверить, поддерживает ли сервис работу с электронными транспортными накладными и передачу сведений в ГИС ЭПД.
4. Подготовить электронные подписи. Участникам процесса понадобятся подходящие электронные подписи для подписания документов. Нужно заранее определить, кто именно будет подписывать ЭТрН со стороны компании: руководитель, уполномоченный сотрудник, диспетчер, кладовщик, водитель или другое ответственное лицо. Если документ подписывает представитель, потребуется корректно оформить полномочия.
5. Разработать внутренние регламенты. После технического подключения важно описать новый порядок работы: кто создает ЭТрН, какие данные проверяет, в какой момент документ подписывается, что делает водитель, как грузополучатель подтверждает приемку, кто контролирует ошибки и статусы. Без таких правил даже удобная система может работать нестабильно, потому что сотрудники будут действовать по-разному.
6. Обновить договоры с контрагентами. Перед началом обмена стоит пересмотреть договоры с перевозчиками, экспедиторами, поставщиками и клиентами. В них желательно закрепить порядок работы с электронными перевозочными документами: какой оператор используется, кто подписывает документы, как стороны обмениваются уведомлениями, что считается датой получения и подписания ЭТрН.
7. Обучить сотрудников и запустить пилот. Не стоит сразу переводить все маршруты и все подразделения на новый формат. Лучше выбрать один участок, группу контрагентов или типовую перевозку, провести тестовое формирование ЭТрН, проверить подписание, передачу и закрытие документа. Пилот помогает быстро найти ошибки в настройках, справочниках, правах доступа и договоренностях с контрагентами.
8. Подготовить порядок действий при сбоях. Нужно заранее определить, что делать, если у водителя нет связи, не работает сервис, возникла ошибка подписания или документ не дошел до контрагента. Такой регламент снижает риск простоев и помогает сотрудникам не принимать решения на ходу.

Для малого и среднего бизнеса подключение часто проходит проще. Если перевозки однотипные, контрагентов немного, а учет ведется в 1С, можно начать с более короткого сценария: выбрать сервис для работы с ЭПД, подключить его к учетной системе, выпустить электронные подписи для ответственных сотрудников, протестировать обмен с основными перевозчиками и обновить шаблоны договоров. Например, компании могут использовать готовые решения для электронных перевозочных документов, которые интегрируются с 1С и позволяют начать работу без сложного ИТ-проекта.

Главное — не откладывать подготовку до момента, когда обязательный переход на ЭТрН уже вступит в силу. Даже если техническое подключение занимает немного времени, на практике больше всего вопросов возникает вокруг регламентов, полномочий, подписей и согласования с контрагентами. Поэтому лучше заранее пройти весь путь на тестовых перевозках: сформировать ЭТрН, подписать ее, передать перевозчику, получить подтверждение от грузополучателя и убедиться, что документ корректно отражается в учетной системе.

Как перейти на ЭТрН за 3 шага

Если не рассматривать сложные корпоративные интеграции, базовый переход на ЭТрН можно свести к трем практическим шагам: подготовить подписи, выбрать провайдера ЭДО и обеспечить сотрудников нужной техникой. Этого достаточно, чтобы начать формирование ЭТрН, протестировать обмен с контрагентами и постепенно перевести перевозочные документы в электронный формат.

1. Получите электронные подписи и настройте полномочия.
   Для подписания электронных перевозочных документов организации или ИП потребуется квалифицированная электронная подпись. Ее можно получить бесплатно в налоговой или оформить через коммерческий удостоверяющий центр, если нужна дополнительная поддержка при выпуске и настройке. Если ЭТрН подписывает не руководитель, а сотрудник компании, его полномочия нужно подтвердить машиночитаемой доверенностью — МЧД. Это электронный аналог доверенности, который позволяет системе автоматически проверить, имеет ли сотрудник право подписывать документ от имени организации. Для водителей обычно используется простая электронная подпись в мобильном приложении: так они могут подтверждать действия по перевозке без бумажных документов.
2. Выберите провайдера ЭДО.
   Провайдер нужен для того, чтобы компания могла формировать, подписывать, отправлять и получать электронные транспортные накладные, а также передавать сведения в ГИС ЭПД. При выборе сервиса стоит проверить, работает ли он с ЭТрН, поддерживает ли обмен с нужными контрагентами и можно ли интегрировать его с вашей учетной системой, например с 1С, ERP или TMS. Удобнее выбирать решение по принципу «одного окна», чтобы логисты, бухгалтерия и склад работали в привычной среде, а не переносили данные вручную между разными программами.
3. Подготовьте технику и протестируйте обмен.
   В офисе сотрудникам понадобятся компьютеры с доступом в интернет, установленными сертификатами КЭП и настроенным доступом к сервису ЭДО. Водителям нужны смартфоны или планшеты, через которые они смогут получать информацию по перевозке и подписывать необходимые действия простой электронной подписью. После настройки стоит провести пробный обмен: сформировать ЭТрН, подписать ее, отправить перевозчику, получить подтверждение от грузополучателя и проверить, как документ отображается в учетной системе. Такой тест помогает заранее увидеть ошибки в правах доступа, справочниках, маршрутах согласования и договоренностях с контрагентами.

Как выглядит форма ЭТрН

Форма ЭТрН утверждена приказом ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@. По содержанию она близка к бумажной транспортной накладной, но в электронном формате документ разделен на титулы — отдельные части, которые заполняют и подписывают разные участники перевозки. Такая структура нужна, чтобы каждый этап движения груза был зафиксирован в системе: от погрузки до передачи получателю.

Всего электронная транспортная накладная включает восемь титулов. Четыре из них обязательные: без них невозможно корректно оформить перевозку и подтвердить основные действия сторон. Еще четыре титула используются при необходимости, если в перевозке есть дополнительные условия: расчет стоимости, переадресация груза, смена транспортного средства или водителя.

Обязательные титулы ЭТрН:

Эти титулы отражают базовый сценарий перевозки. Сначала грузоотправитель выполняет формирование ЭТрН и вносит основные сведения о перевозке. Затем перевозчик подтверждает прием груза. После доставки грузополучатель фиксирует приемку, а перевозчик подтверждает передачу груза. В результате у всех участников остается единый электронный документ с отметками по ключевым этапам.

Опциональные титулы применяются не всегда. Они нужны, если перевозка включает дополнительные действия или условия, которые тоже нужно зафиксировать в электронном виде.

Для пользователя ЭТрН может выглядеть как привычная форма в интерфейсе оператора ЭДО, 1С, TMS или другой системы. Но технически это не просто электронная копия бумажной накладной, а структурированный документ, где каждый титул имеет свой набор полей, подписанта и этап обработки. Поэтому при подключении важно проверить, что используемый сервис корректно поддерживает все нужные титулы, позволяет отслеживать статусы и передает сведения в ГИС ЭПД.

Если компания работает по простым маршрутам без переадресации и смены транспорта, на практике чаще всего используются только обязательные титулы. Но для сложной логистики, где возможны изменения маршрута, передача груза между перевозчиками или отдельное согласование стоимости, опциональные разделы становятся важной частью электронного документооборота.

Вебинар: ЭПД+ЭДО в 1С: автоматизация перевозочных и первичных документов